【読書】残業を減らすプチIT化仕事術① 元SE女子の事務職奮闘記

著書:残業を減らすプチIT化仕事術① 元SE女子の事務職奮闘記:ぞえ

1.作業メモをデジタルで残すとラク

作業メモは自分のため!

同じことを何回もやるならマニュアルを作る。

マニュアルは自分にもさまざまなメリットがある。

・手順を説明する時間が減る

・ド忘れしたときにすぐ解決

・聞かれたときもマニュアルを渡せばすぐ終わる

 

初めてやる作業はとりあえずメモを残しておこう!

 

作業メモを他の人にも共有しよう

しっかりしたマニュアルを最初から作る必要はない。

やったことをメモしたものでOK!

作業する→メモするの繰り返し

 

とりあえず文字で手順を残しておいて、誰が見るかと参照する頻度によって追記していく。

 

新しく入ってくる人向けにこのあたりもマニュアル化しておくと引き継ぎがスムーズに!

・職場のルール

 掃除、ゴミの捨て方

・申請系

 有給休暇、出張、物品購入

・日々やること

 勤怠管理、よく使うソフトのアップデート

 

「察して」文化は時間がかかるので、知っておいてほしい「ルール」は言語化しておこう。

 

作業メモをどう共有する?

●メール

 ○通知もできる

 ○検索できる

 ×メンバー追加に対応できない

 

●共有フォルダ

 ○メンバー追加に対応できる

 △検索しづらい

 △通知は別途必要

 

Wiki(一番オススメ!)

 ○検索しやすい

 ○通知は自動化

 △導入のハードルが高い

 △編集には慣れが必要

 

大事なのは情報を埋もれないようにすること!

 

2.仕事のやり取りはデータに残すとラク

文字などのデータに残そう

文字にして残さないと「言った言わない問題」になる!

不毛な争いを防ぐためにも文字で残すのがオススメ!

 

データをラクに検索しよう

高性能なテキストエディタが便利!

「メモ帳」みたいなものだが、できることがより多い。

 

オススメのテキストエディタ

サクラエディタフリーソフト、無料)

秀丸エディタシェアウェア、有料、無料お試しできる)

 

Grep機能を使う!

フォルダ内の複数ファイルを対象に検索できて便利。

 

3.自ら仕事を増やしていないか?

仕事は減らさないと増える一方

たとえば、報告書に時間をかけるのをやめる、とか、、

決定権を持つ人に確認は必要だが、確認すると意外とこだわりないことも多い。

 

「何でもいい」は「自分がやりやすい方法」を選ぶチャンス!

例)報告の仕方

 ・ホワイトボードに書きながら説明

 ・文字だけで簡潔に

 ・口頭で説明

 ・豪華な報告書(やりやすいならこれでも、、、)

 

自分に合った方法で仕事にかける時間を減らそう!

 

自分の仕事を一覧化しよう

「減らしてもいいかも」という仕事を探すのにオススメなのが仕事の一覧化!

思い出すのが難しかったら仕事をやる度に追加していくでもOK!

 

一覧にして並べてみることでじっくりと考えるきっかけが作れる。

可能であれば「部署の仕事」も一覧化できるとよい。