【読書】残業を減らし定時で帰る仕事術〜SE女子のタスク管理奮闘記〜
著書：残業を減らし定時で帰る仕事術〜SE女子のタスク管理奮闘記〜：ぞえ
何故定時までに仕事が終わらない？
原因は大きく２つ
①仕事量が多い
②仕事密度が低い
※「割り込みが多い」は「急に来たと感じる」仕事の一種。
①に分類するが、仕事の切り替えも要するので②も引き起こす。
仕事を増やさない！
「今」「自分が」やる必要のない思いつきのタスクに手をつけることで
本来のタスクが気づかぬうちに先送りされてしまう。
同じことが割り込み作業にも言える！
割り込みが来る度にそれに手を付けていては、気付いたら定時になってしまう。
人から依頼されるとつい急ぎのように感じてしまいがちだが、
本当に「今」しなければいけないのかをまず確認するのがよい。
依頼を受けた時の確認ポイント
①何が
②いつまでに必要か
★アウトプットのレベルは作業着手前に認識合わせしておく！
（きっちり作ったが実はそこまで要らなかった、は時間の無駄になってしまう、、、）
、、、とはいえ残業覚悟でやるしかない時もある。
1日の計画を立てる
割り込みのタスクのせいで計画していたタスクが全然進まなかった、、、
、、、本当に割り込みが原因か？
例えば、Webで調査中に他の記事に脱線したり、
人からの質問が終わったあとに「何してたっけ？」とタスクへの復帰に時間がかかったり。
そこでオススメなのが計画した「今日やること」を頭の外に出しておくこと！
そして作業着手前に今からこのタスクをする、と記録しておくこと！
→ 作業中の脱線、割り込みにも対応できる！割り込みが終わった後の復帰も簡単！
1日の計画を立てておけばそれ以外の作業を受け入れるかどうかの判断ができる。
時間を記録しよう
とりあえずやらなきゃいけないことを書き出して、
今日できそうなことをピックアップして計画を立ててみた！
、、、が、全然計画通りに進まない、、、
計画を立てるときの基準
→ まずは記録を取ること！
自分がタスクをこなすのにどのくらい時間がかかって、かつ何に時間をかけているか知るには時間の記録しかない。
時間の記録に適したオススメのツール
・TaskChute（Excelベースのツール）
・Taskuma（TaskChuteをベースに作られたiPhoneアプリ）
・toggl（Webで利用できるトラッキングツール）
記録をつけるだけで最適化される
記録をつけることで自分の作業スピードが見えてくるし、
「記録をつける」という１ステップ挟むことで意識がタスクに向き、集中力も上がる。
時間の使い方は記録をつけるだけである程度最適化される！
ただ、思っていた以上にメールやチャットのやりとりに時間をかけてしまっていることも、、
そんなときはルールを決めてしまうのも手！
例えば、メールチェックは1日3回。チャットはすぐに返信はしない（タスク完了してから）。返信しない時間帯を決めておく。など
脱線から戻ってきやすい仕組み
一度脱線してしまうと自分が何をしようとしていたのかすんなり思い出せなくなる、、
そんなときに記録が役に立つ！
「13:30 ○○について調べる」
（はっ！私○○について調べてるんだった、、！）
脱線に気付いたときにすぐ復帰ができる。
時間帯によって得意な作業がある
記録にも慣れ、脱線も減ったものの、まだ計画通りには進まない、、、
自分の傾向を見つける
まずは時間帯によって作業内容を意識してみる。
午前中は豊富にある認知リソースも時間の経過とともに減少し、集中力も低下してくる。
一般的には午前中には頭を使う仕事や、取り掛かるのに億劫な仕事が向いているが、各々しっくりくるペースを見つけるべし。
自分だけの時間割を作る
やってることは同じでもやる時間を変えるだけで進むタスクもある！
記録をつけることで自分の時間の使い方を分析でき、自分に合った計画にブラッシュアップしていける。
「何故残業を減らしたいのか？」を明確にする
残業してしまった分、自分の好きなことをする時間が削られていくことを忘れてはならない！！
逆に言えば、定時で帰れると自分の好きなことができる、と思えば仕事のやる気維持にもつながる！
脱線や割り込みの阻止にも役立つ！
自分の時間が減るということを明確にするためにスケジュールを立てるのもアリ。
→ 仕事のタスクと同じく、自分のしたいことも書き出しておく。
何時に寝るか決めて、夕飯や風呂などの固定時間を配置してみると
自分の使える時間が可視化できる。
※スケジュールは定時退社の日と残業の日と何パターンか作っておくといい
最後に...
タスク管理は作業・時間効率化だけでなく、仕事に向かう気持ちも軽くしてくれる。
仕事に振り回されて１日が終わるより、自分で日々の仕事をコントロールしている感覚を持てる方がずっといい！
