【読書】世界で一番やさしい 会議の教科書
著書:世界で一番やさしい 会議の教科書:榊巻 亮
はじめに
「30000時間」
あなたが一生涯で会議に費やす時間だ。。
この膨大な時間をどう過ごすか考えることは大事なことである。
初めてのダメ会議
・そもそも何を会議したいか分からない
・偉い人が思い付きで喋るのに部下が振り回される
・みんなムダな時間だと分かっていながら内職してやり過ごす
・資料を読み上げるだけ
・結局何も決まってない気がする
・何か決まったけど、具体的に何をすればいいのかよく分からない
・関係ない話が多くて時間通りに終わらない
確認するファシリテーションを始める
ファシリテート = 促進する・容易にする
つまり、会議におけるファシリテーションとは「何かを決めることを促進する・容易にする技術」のこと
まずはできることから始めよう。
①会議が終わったタイミングで、”決まったこと、やるべきこと”を確認する
やるべきことは”誰が、いつまでに、何をするか”まで明確にする
「聞いていなかったから悪い」で済ますのではなく、そうならないように会議を進める技術をファシリテーションという!
でも「今の会議はこういうことが決まったんですよね?」って
自分がきちんと会議の内容を理解していないと思われるのでは?
しかも確認した内容が間違っていたら嫌だな。。
否!確認したことが間違っていたとしても問題ない!
間違っていたら誰かが訂正してくれるし、同じように勘違いしている人もいるかもしれない。
「私の理解が合っているか確認したいんですけど…」という切り出し方をすればそんなに難しくはない。
②会議が始まるタイミングで、会議の終了条件を確認する
「どうなったら会議終了!と言えるんでしょうか?」と聞けばOK
「終了条件に合致する状態を作り出そう!」と全員が思っていれば、自然とベクトルが揃う!
逆に終了条件が不明瞭だと何をどのくらい議論すればいいのか分からないから、好き勝手話し始めて、議論が発散する。。
③会議が始まるタイミングで、議題ごとの時間配分を確認する
時間内に収まりそうなのか確認する。
途中で残り時間を宣言する。(議論を止める必要はなし。独り言でよい。)
→ 時間内に収める意識を最大化できる!(締切効果)
必ずしも司会者として場を仕切る必要はない。
この方法なら”隠れファシリテーター”として会議をコントロールすることができる!
※新しいことをやる時は、抵抗がつきもの。これは自然の摂理だから仕方がない。これに屈しないで根気強く継続することが大切。
ちなみに、、
●会議で資料の読み上げは禁止
→ 事前に目を通してもらうか、資料に目を通す時間を取った方がいい
●よくある失敗
①フレームワークなど高度なことを始めること
②いきな会議の進行役を買って出ること/進行役を置こうとすること
これをやると仕切り役として変に期待されることになる。
仕切るプロでもないのに過度な期待がかかるのは相当つらい。
会議の一参加者の立場で”隠れファシリテーション”から始めるのがベター。
③会議の目的を偉そうに確認すること
隠れファシリテーションをする時は出しゃばってはダメ。
主催者のプライドを傷つけてしまわないよう、
すみません、理解が追いついてなくて…くらいの雰囲気でちょうどいい。
④参加者の曖昧な発言を要約して言い換えること
よっぽどスキルがないと難しい。
小さな確認からコツコツやっていくべき。
書くファシリテーションを始める
スクライブ=殴り書く
議論が噛み合っていないときはホワイトボードに「書く」を始めよう。
・意見:発言をそのまま書く
・議論:質問や議題を「問」として明記する
・決定事項:決まったことを「結」として明記する
(終了条件、時間配分、結論、やるべきこと)
議論は「問い(論点)」に対する「回答(意見)」が積み重なって成立している。
そして複数の問いを同時に議論することはできない。
つまり、”たった今、何の問いについて話しているのか?”を明確にすることが、議論を噛み合わせるうえで極めて重要!
図や絵があると分かりやすいが、実はその場で明確に図にするのは難易度が高い。
最初は無理せずスクライブ(殴り書き)から始めよう。
「ごめんなさい、書ききれなくて、、」
「すみません、今の意見はどう書けばいいですか?」と切り出せばOK
議論を見える化・整流化しよう!
隠れないファシリテーションを始める
”情報共有”
”タスクの分担”
”意見出し”
が主目的の会議は隠れファシリテーションで十分対応できる。
でも”課題の特定〜解決”を目的とした会議では仕切りの難易度がグンと上がる…
隠れないファシリテーションの始めどきだ!
ポイント1 事前に終了状態とプロセスを設計する
進め方を議論すること自体は悪くないが、場当たり的にその場で進め方を考えるより、誰かが考えてから会議を始めた方がスムーズ。
ポイント2 発散ー収束のプロセスを踏む ※バージェンスモデル
悪かった点を出し切らないうちに施策の議論に入ると、重要じゃない議論に時間を使ってしまったり、論点が行ったり来たりして、とっ散らかった議論になる。
ポイント3 集まって議論すべきこと、そうではないものを切り分ける
”結論を出す””選択肢から1つを選ぶ” → 全員でやった方がいい
”選択肢を挙げる””結論を出すために必要な情報を揃える” → 全員でやる必要はない
ポイント4 課題解決の五階層を意識する
①事象 何が起こっているのか?
②問題 具体的にどう困るのか?
③原因 なぜそれが発生するのか?
④施策 どんな解決策があるのか?
⑤効果 どんな施策が効果が大きいのか?
①→⑤の順で、下から意見を合わせていく
ポイント5 話していない人に振る
黙っている人の5分類
a. 議論についていけない
b. 何かモヤモヤした思いがあるが、まとまっていない
c. 何か言いたいことがあるが遠慮している
d. 他の人の意見と同じなのでわざわざ話さなくてもいい
e. 議論に興味がない
ポイント6 質問、意見、懸念が明らかになるよう言い切らせる
発言の語尾が曖昧で言い切っていないことが多い。日本語はあやふやでも伝わってしまうが、会議では言い切ってもらわないと何が言いたいのか分からない。
●会議の4つのフェーズとファシリテータのスキル
準備→導入→進行→まとめ
ちなみに、、
・「全員ファシリテーター」が理想
・時間が足りなくなった時の対処
a. 時間を延ばす
b. なんとかピッチをあげて時間内に収める
c. 別の機会に再度議論する
d. メールなどで、対面せずに議論する
・参加者に頭を使ってもらうための質問をする
・ファシリテーターは完璧である必要はない
Prepするファシリテーションを始める
Preperation = 準備
”準備が完了した”と言えるのは”4つのP”が揃った状態
Purpose 目的
Process 進め方
People 参加者
Property 装備
会議Prepシートを使おう
①終了条件は何か?
②終了条件を満たすために必要な参加者は誰か?
「いた方がいいか?」を考えると、多くの場合「いないよりいた方がいい」という結論になってしまい、結果的に人を呼びすぎてしまう。
「いないと何が困るか?」を考えるとよい。
③参加者はどんな状態か?
何を知っていて、何を知らないか?
④参加者が抱く疑問・不満は何か?なんと言われそうか?
④まで書けたら一度①を見直すとよい。④を踏まえて①は適切なのか?
⑤議題を設定する
会議の目的別プロセスチャートを参照する
⑥議題の具体的な進め方は?
議論に必要な情報は何か?それを基にどう議論するといいだろうか?
⑦必要なモノを考える
⑧時間配分を決める
【読書】残業を減らすプチIT化仕事術③ 元SE女子の事務職奮闘記
著書:残業を減らすプチIT化仕事術③ 元SE女子の事務職奮闘記:ぞえ
1.自分の仕事をコントロールする
その仕事、本当に「なるはや」?
期限がない、、ってことは「なるはや」?
明日でもよかったのに〜、って言われたことない?
仕事の発生パターンを知ろう
毎月発生する仕事は依頼があった日の記録を取ってみるとパターンが見えてくる。
パターンが見えてきたら依頼される前に準備できるので慌てなくて済む!
不定期な仕事は本人に聞いてみる。
・突然言われても困るので伝えるタイミングを変えてもらう
・自ら期日を提案する
○日までに対応します。問題がある場合はご連絡ください。
・ルールを決めちゃう
14時までの依頼はその日のうちに対応。それ以降は明日。
デジタルカレンダーを活用しよう
Googleカレンダーがおすすめ!
まずはカレンダーに何でもかんでも入れてみて、空いてそうな時間帯を探そう!
2.頭の中から仕事を追い出す
気になることは全てメモしよう
あれもこれもやらないと、、、頭の中だけで考えていると堂々巡りになってしまいがち
一旦忘れてしまいましょう!
正確には、忘れてもいいように気になっていることを全て書き出してみよう!
「必ず見る」ところにメモを置こう
せっかく書き出してもそのままにすると忘れてしまいがち、、
見るのを忘れると意味がない!思い出せる仕組みづくりが大事!
書き出したものは「いつも見るところ」に置くのがおすすめ
いろいろ試してみるのもあり。使い勝手のいい置き場所を探そう。
メモを生かす自分ルールを作ろう
例えば
・付箋アプリで「今週」と「来週以降」に分ける
・Outlookに登録して通知機能を活用する
3.定時で帰るために
「定時退社キャラ」になろう
仕事はある程度片付いたけどみんなまだ仕事してるしなんか帰りづらい、、、
否!定時で帰るから定時で帰れるようになるのだ!
定時で帰るとそのうち周りが合わせてくれる
定時で帰る→「定時で帰る人」と認知される→定時で帰りやすくなる
定時退社を当たり前にしよう!好循環を作ろう!
逆に残業ばかりしていると「定時後もいる人」のイメージがついちゃう
できる日から少しずつ
とはいえ帰り辛いのもわかる、、
いきなり「毎日」ではなく「この日は絶対に定時!」を決めるのも一つの手!
【読書】残業を減らすプチIT化仕事術② 元SE女子の事務職奮闘記
著書:残業を減らすプチIT化仕事術② 元SE女子の事務職奮闘記:ぞえ
1.文字入力時間を短縮する
よく使う文言は単語登録しよう
「単語登録」によく使う文章や単語を登録しておけば、全部打たなくても入力できる。
例えば、
「おつ」→お疲れ様です、〇〇です。
「あり」→ありがとうございます。
予測変換機能があるIMEもオススメ!
文字入力に便利なショートカット
コピぺだけじゃなく、、
Ctrl + C コピー
Ctrl + V ペースト
文字装飾
Ctrl + B 太字
Ctrl + U 下線
Ctrl + I 斜体
文字選択
Ctrl + Shift + → or ← テキストの文節を選択
Shift + → or ← 一文字ずつ選択
カーソル移動
Home 行の先頭に移動
End 行の末尾に移動
日本語入力と英数字入力の切り替えを少なくするのもコツ!
例えば、半角数字を入力したいときは、、、
①123→「F10」→123
②もしくはキーボードのテンキーで入力
「半角スペース」もショートカットで打てる
日本語入力のまま Shift + スペース
Excelで使える便利なショートカット
Ctrl + ; 2021/05/16(今日の日付)
Ctrl + : 20:02(現在時刻)
一番よく使う便利なショートカット
Ctrl + Z やり直し
2.WEBで調べる時間を短縮する
「探す画面」を作っておこう
検索って基本トライ&エラーでお目当ての内容を探す
普通に検索すると、リンクを選んで思ってた内容じゃなかったら戻るボタンを押して、、、
ってマウスの行き来がめんどくさい。
リンク先のページを開くときに別タブで開くようにするだけで便利になる!
Ctrlを押しながらクリック!
探す用の画面をおいておくことで素早くたくさんのページに目が通せる。
探す画面を選ぶときもショートカットが便利!
Ctrl + Tab 右にタブ移動
Ctrl + Shift + Tab 左にタブ移動
見終わったタブはすぐに閉じるとタブ移動しなくて済む
Ctrl + W 今見ているタブを閉じる
マウスジェスチャーを使ってみよう
ショートカットも好きだけど、「やっぱりマウスを使いたい!」って人にはマウスジェスチャーもオススメ!
片手だけでできるのでこれはこれで便利、、!
ブラウザの検索機能を使おう
探し物には欠かせない検索機能
Ctrl + F ページ内検索
Enterで次の単語にジャンプできる。
3.単純作業をラクにする
画面操作にもショートカットキー!
ソフトウェアのメニューってキーボードだけで開ける。
Alt + E ※()内のアルファベットがショートカットキー
ファイル内容をラクに比較する
ファイルの差分確認は「WinMerge」がオススメ!
・Windows OS向けソフト
CSVファイルは軽いソフトで開こう
CSVはカンマ区切りのデータというだけなので、開くソフトが決まっているわけではない。
メモ帳でも開けるし、メールソフトでも開ける。
Excelで開いてもいいけど、リッチゆえに動作がやや重め。
見るだけだったり、ちょっと加工するだけなら動作の軽いメモ帳で開こう!
【読書】残業を減らすプチIT化仕事術① 元SE女子の事務職奮闘記
著書:残業を減らすプチIT化仕事術① 元SE女子の事務職奮闘記:ぞえ
1.作業メモをデジタルで残すとラク
作業メモは自分のため!
同じことを何回もやるならマニュアルを作る。
マニュアルは自分にもさまざまなメリットがある。
・手順を説明する時間が減る
・ド忘れしたときにすぐ解決
・聞かれたときもマニュアルを渡せばすぐ終わる
初めてやる作業はとりあえずメモを残しておこう!
作業メモを他の人にも共有しよう
しっかりしたマニュアルを最初から作る必要はない。
やったことをメモしたものでOK!
作業する→メモするの繰り返し
とりあえず文字で手順を残しておいて、誰が見るかと参照する頻度によって追記していく。
新しく入ってくる人向けにこのあたりもマニュアル化しておくと引き継ぎがスムーズに!
・職場のルール
掃除、ゴミの捨て方
・申請系
有給休暇、出張、物品購入
・日々やること
勤怠管理、よく使うソフトのアップデート
「察して」文化は時間がかかるので、知っておいてほしい「ルール」は言語化しておこう。
作業メモをどう共有する?
●メール
○通知もできる
○検索できる
×メンバー追加に対応できない
●共有フォルダ
○メンバー追加に対応できる
△検索しづらい
△通知は別途必要
●Wiki(一番オススメ!)
○検索しやすい
○通知は自動化
△導入のハードルが高い
△編集には慣れが必要
大事なのは情報を埋もれないようにすること!
2.仕事のやり取りはデータに残すとラク
文字などのデータに残そう
文字にして残さないと「言った言わない問題」になる!
不毛な争いを防ぐためにも文字で残すのがオススメ!
データをラクに検索しよう
高性能なテキストエディタが便利!
「メモ帳」みたいなものだが、できることがより多い。
オススメのテキストエディタ
Grep機能を使う!
フォルダ内の複数ファイルを対象に検索できて便利。
3.自ら仕事を増やしていないか?
仕事は減らさないと増える一方
たとえば、報告書に時間をかけるのをやめる、とか、、
決定権を持つ人に確認は必要だが、確認すると意外とこだわりないことも多い。
「何でもいい」は「自分がやりやすい方法」を選ぶチャンス!
例)報告の仕方
・ホワイトボードに書きながら説明
・文字だけで簡潔に
・口頭で説明
・豪華な報告書(やりやすいならこれでも、、、)
自分に合った方法で仕事にかける時間を減らそう!
自分の仕事を一覧化しよう
「減らしてもいいかも」という仕事を探すのにオススメなのが仕事の一覧化!
思い出すのが難しかったら仕事をやる度に追加していくでもOK!
一覧にして並べてみることでじっくりと考えるきっかけが作れる。
可能であれば「部署の仕事」も一覧化できるとよい。
【読書】残業を減らし定時で帰る仕事術〜SE女子のタスク管理奮闘記〜
著書:残業を減らし定時で帰る仕事術〜SE女子のタスク管理奮闘記〜:ぞえ
何故定時までに仕事が終わらない?
原因は大きく2つ
①仕事量が多い
②仕事密度が低い
※「割り込みが多い」は「急に来たと感じる」仕事の一種。
①に分類するが、仕事の切り替えも要するので②も引き起こす。
仕事を増やさない!
「今」「自分が」やる必要のない思いつきのタスクに手をつけることで
本来のタスクが気づかぬうちに先送りされてしまう。
同じことが割り込み作業にも言える!
割り込みが来る度にそれに手を付けていては、気付いたら定時になってしまう。
人から依頼されるとつい急ぎのように感じてしまいがちだが、
本当に「今」しなければいけないのかをまず確認するのがよい。
依頼を受けた時の確認ポイント
①何が
②いつまでに必要か
★アウトプットのレベルは作業着手前に認識合わせしておく!
(きっちり作ったが実はそこまで要らなかった、は時間の無駄になってしまう、、、)
、、、とはいえ残業覚悟でやるしかない時もある。
1日の計画を立てる
割り込みのタスクのせいで計画していたタスクが全然進まなかった、、、
、、、本当に割り込みが原因か?
例えば、Webで調査中に他の記事に脱線したり、
人からの質問が終わったあとに「何してたっけ?」とタスクへの復帰に時間がかかったり。
そこでオススメなのが計画した「今日やること」を頭の外に出しておくこと!
そして作業着手前に今からこのタスクをする、と記録しておくこと!
→ 作業中の脱線、割り込みにも対応できる!割り込みが終わった後の復帰も簡単!
1日の計画を立てておけばそれ以外の作業を受け入れるかどうかの判断ができる。
時間を記録しよう
とりあえずやらなきゃいけないことを書き出して、
今日できそうなことをピックアップして計画を立ててみた!
、、、が、全然計画通りに進まない、、、
計画を立てるときの基準
→ まずは記録を取ること!
自分がタスクをこなすのにどのくらい時間がかかって、かつ何に時間をかけているか知るには時間の記録しかない。
時間の記録に適したオススメのツール
・TaskChute(Excelベースのツール)
・Taskuma(TaskChuteをベースに作られたiPhoneアプリ)
・toggl(Webで利用できるトラッキングツール)
記録をつけるだけで最適化される
記録をつけることで自分の作業スピードが見えてくるし、
「記録をつける」という1ステップ挟むことで意識がタスクに向き、集中力も上がる。
時間の使い方は記録をつけるだけである程度最適化される!
ただ、思っていた以上にメールやチャットのやりとりに時間をかけてしまっていることも、、
そんなときはルールを決めてしまうのも手!
例えば、メールチェックは1日3回。チャットはすぐに返信はしない(タスク完了してから)。返信しない時間帯を決めておく。など
脱線から戻ってきやすい仕組み
一度脱線してしまうと自分が何をしようとしていたのかすんなり思い出せなくなる、、
そんなときに記録が役に立つ!
「13:30 ○○について調べる」
(はっ!私○○について調べてるんだった、、!)
脱線に気付いたときにすぐ復帰ができる。
時間帯によって得意な作業がある
記録にも慣れ、脱線も減ったものの、まだ計画通りには進まない、、、
自分の傾向を見つける
まずは時間帯によって作業内容を意識してみる。
午前中は豊富にある認知リソースも時間の経過とともに減少し、集中力も低下してくる。
一般的には午前中には頭を使う仕事や、取り掛かるのに億劫な仕事が向いているが、各々しっくりくるペースを見つけるべし。
自分だけの時間割を作る
やってることは同じでもやる時間を変えるだけで進むタスクもある!
記録をつけることで自分の時間の使い方を分析でき、自分に合った計画にブラッシュアップしていける。
「何故残業を減らしたいのか?」を明確にする
残業してしまった分、自分の好きなことをする時間が削られていくことを忘れてはならない!!
逆に言えば、定時で帰れると自分の好きなことができる、と思えば仕事のやる気維持にもつながる!
脱線や割り込みの阻止にも役立つ!
自分の時間が減るということを明確にするためにスケジュールを立てるのもアリ。
→ 仕事のタスクと同じく、自分のしたいことも書き出しておく。
何時に寝るか決めて、夕飯や風呂などの固定時間を配置してみると
自分の使える時間が可視化できる。
※スケジュールは定時退社の日と残業の日と何パターンか作っておくといい
最後に...
タスク管理は作業・時間効率化だけでなく、仕事に向かう気持ちも軽くしてくれる。
仕事に振り回されて1日が終わるより、自分で日々の仕事をコントロールしている感覚を持てる方がずっといい!
【Youtuber サラタメさん】運は科学 運は技術
著書:科学がつきとめた「運のいい人」:中野 信子(脳科学者)
「運だろうと、不運だろうと、
それは誰の身にも、公平に起きているものであって、
その運をどう生かすかについて、我々は主体的に関わっていける」
ゴリっと噛み砕くと...
「運は先天的なものではなく、後天的にテクニックで身につけられる」
強運の持ち主を科学的に分析した結果分かったこと
→ 運とは「人間関係」と「継続」である
運はテクニックで身につけられる。
運のいい人になる方法
①自分をVIP扱いする
キーワード:人間関係
人間関係とは人生ゲームのチートみたいなもの
普通では知れない有益な情報を教えてもらえるような人間関係を築くためには
自分をVIP扱いすることが大事。
例:割れ窓理論
建物の窓のひび割れをそのままにしていると、「この建物は大事にしなくてもいいんだ」とみなされ、他の箇所もどんどん壊されてしまう、という話。
つまり、自分を大事にできない人は誰にも大事にされない。
まずは自分を大事にすることを大前提とした上で、相手も大事にする。
「他人に配慮できる人の方が運がいい」(京都大学 社会工学:藤井 聡 教授)
配慮範囲が広い人ほど良好な人間関係を築いており、
それが結果的に「運」に影響している。
②運がいいと思い込む
キーワード:継続
継続がなぜ「運」に影響するか?
断られ続け、13社目でようやく「ハリーポッター」を出版できた
→ 買うのを諦めそうなくじを継続して買い続けた
周りの強運に見える人たちは、トライしてる回数が多い。
継続するために、運がいいと思い込むことが大事
運が悪いと思っている人・・・うまく成果がでない時に運が悪いせいだと思う
運がいいと思っている人・・・うまく成果がでない時にやり方が悪いと思う
→「修正すればきっとうまくいく!」心理的に継続しやすい
もはや「運」なんてないに等しいので、テキトーに自分を強運の持ち主だと思い込もう!
そもそも運なんて根拠がない
目の前に起きた現象だけで運がいい/悪いを判断している
比較して検証することはできないので、本質的に判断は不可能
例:ランダムウォークモデル
コインを1万回投げる 確率は2分の1
表と裏はだいたい5000回ずつ出る(誤差2〜300に収まる)
→運に落とし込むと...
裏(=不運)が10回連続で出ることもあるが、同じくらいの確率で表(=運)が出る
人間関係→確率を操作できるので、コインよりも勝ちやすいゲーム
心理的にコインを投げ続けやすくなるようにテキトーに幸運だと思い続ける。
サラタメ的補足
自分なりの宝くじを買い続けよう
→どうやって買い続けるか?を全体設計
リターンの種類はたくさんある
→どんなリターンが欲しいのか?
出世・給料 < 田中さんなりの宝くじを買い続け、ノーベル賞を受賞する結果に至った
ただし、再起不能になるような宝くじの買い方、コインの投げ方はダメ!
望むリターンも人それぞれ
払うコストも人それぞれ
例えば...
大学生:お金はないが時間と体力はある場合
→体をハードに動かす仕事がベター
お金持ちのおじいちゃん:お金はあるが時間と体力には制限がある場合
→金融投資がベター
大学生なのに借金してまで多額のお金がかかるチャレンジをしたり、
おじいちゃんなのに体力勝負の仕事を始めたりすると再起不能になる可能性大
コインが投げ続けられない状態=GAME OVER
とにかく継続することが大事!
iOSアプリ開発
iOSアプリ開発ができる言語
・C言語をベースに作られた言語
・便利なライブラリが豊富
・表記が少しわかりづらく感じることも
・Swift(オススメ)
・文法がシンプルでわかりやすい
・人気が高まっている
・Objective-Cよりも動作が早い
・(番外編)クロスプラットフォームのフレームワークを利用する開発方法
・Unity
・React Native
・Flutter
iOSアプリの開発工程
まず必要なものは以下の通り
・パソコン(Mac)
・iOS端末
・Xcode(開発ツール)
1.環境構築
AppstoreでXcodeを検索し、インストールする。
※クロスプラットフォームを使えばWindows端末でも開発できる
2.企画
どんなアプリを作りたいか考える
3.開発
ドットインストールでは動画学習できる
4.テスト
Xcode上でのシュミレータでのテスト
iOS端末にインストールしてテスト
5.リリース
- Appleアカウントの作成
- Apple Developer Programに登録
- Certificate(証明書)の作成
- App IDの作成
- Provisioningfileの作成
- AppStoreConnectにアプリを登録
- App情報編集
- バージョン情報編集
- アーカイブ作成&アップロード
- AppStoreConnectで審査申請
※最新のリリース手順は要確認
※Apple Developer Programメンバーシップへの加入が必要
→ 加入には年間11800円かかるので注意